Anexo E — Encargo de Tratamiento (RGPD) y ANS

Vigencia: noviembre de 2026

Este Anexo forma parte del Contrato Marco de Servicios de ViTrack (el «Contrato») y se aplica únicamente cuando un Pedido lo incorpora expresamente. Constituye el encargo de tratamiento exigido por el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) e incluye además el Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS). En caso de conflicto relativo al tratamiento de datos personales, prevalecerán las condiciones de este Anexo sobre el resto del Contrato.

1. Roles y objeto

Respecto de los datos personales tratados en el marco de los Servicios, el Cliente actúa como responsable del tratamiento y ViTrack como encargado. ViTrack trata los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente y con el único fin de prestar los Servicios contratados. El Contrato, este Anexo y el Pedido aplicable constituyen las instrucciones documentadas del Cliente.

2. Objeto, duración, naturaleza y finalidad

El objeto del tratamiento es la prestación de la Plataforma y de los Servicios asociados. La duración coincide con la vigencia del Contrato y del Pedido correspondiente. La naturaleza y finalidad del tratamiento es la monitorización y trazabilidad de envíos y activos y las actividades operativas necesarias para prestar los Servicios a través de la Plataforma y los Dispositivos.

3. Categorías de datos e interesados

El tratamiento afecta a los siguientes interesados y categorías de datos personales:

Interesados

• Los usuarios del Cliente de la Plataforma y los Servicios.
• Cuando proceda, el personal de logística y transporte implicado en los envíos del Cliente.

Categorías de datos

• Datos de contacto e identificación.
• Credenciales de acceso.
• Datos de localización y telemetría vinculados a personas identificables.

No se prevé el tratamiento de categorías especiales de datos personales (artículo 9 del RGPD).

4. Obligaciones del encargado

• Tratar los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, incluidas las relativas a transferencias internacionales, salvo obligación legal en contrario.
• Garantizar que el personal autorizado a tratar los datos se compromete a respetar la debida confidencialidad.
• Aplicar las medidas técnicas y organizativas de seguridad exigidas por el artículo 32 del RGPD.
• Asistir al Cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, en el cumplimiento de sus obligaciones conforme al RGPD y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

5. Subencargados

El Cliente autoriza con carácter general a ViTrack a recurrir a subencargados (como proveedores de alojamiento y conectividad) para prestar los Servicios. Cada subencargado queda sujeto a obligaciones de protección de datos equivalentes a las previstas en este Anexo. ViTrack informará al Cliente de cualquier alta o sustitución de subencargados, y el Cliente podrá oponerse por motivos razonables y documentados en materia de protección de datos.

6. Medidas de seguridad

ViTrack aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas, entre ellas:

• Cifrado de los datos personales en tránsito.
• Controles de acceso y autenticación en la Plataforma.
• Registro de la actividad relevante.
• Copias de seguridad y medidas de continuidad.
• Verificación y revisión periódicas de las medidas implantadas.

7. Violación de la seguridad de los datos personales

ViTrack notificará al Cliente sin dilación indebida y, en todo caso, en un plazo de 48 horas desde que tenga conocimiento de una violación de la seguridad que afecte a los Datos del Cliente, facilitando la información que el Cliente necesite razonablemente para cumplir sus propios deberes de notificación ante la autoridad de control y los interesados afectados.

8. Transferencias internacionales

ViTrack no transferirá datos personales del Cliente fuera del Espacio Económico Europeo salvo que la transferencia se ampare en una decisión de adecuación o en Cláusulas Contractuales Tipo u otro mecanismo de transferencia válido conforme al RGPD.

9. Derechos de los interesados

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, ViTrack asistirá al Cliente, mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas, para responder a las solicitudes de los interesados en el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición.

10. Devolución y supresión

A la terminación de los Servicios, ViTrack, a elección del Cliente, devolverá o suprimirá de forma segura los datos personales del Cliente y las copias existentes, salvo que la conservación sea exigida por la legislación aplicable.

11. Auditorías

ViTrack pondrá a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este Anexo y permitirá y contribuirá a la realización de auditorías razonables, incluidas inspecciones, previa notificación, siempre que no comprometan la seguridad ni la privacidad de otros clientes.

12. ANS — Disponibilidad

ViTrack fija como objetivo una disponibilidad mensual de la Plataforma del 99,5 %. Quedan excluidos del cálculo de disponibilidad las ventanas de mantenimiento programado y los supuestos de fuerza mayor o imputables a terceros fuera del control razonable de ViTrack.

13. ANS — Soporte y tiempos de respuesta

El soporte se presta por correo electrónico en horario laboral (9:00–18:00 CET) en support@vitrack.me. ViTrack fija los siguientes objetivos de tiempo de respuesta según la gravedad:

• Crítica: en un plazo de 4 horas.
• Alta: en un plazo de un día hábil.
• Normal: en un plazo de tres días hábiles.

14. ANS — Mantenimiento y créditos de servicio

El mantenimiento planificado se anunciará con una antelación razonable y se realizará, siempre que sea posible, fuera del horario laboral. El incumplimiento reiterado del objetivo de disponibilidad podrá dar derecho al Cliente a créditos de servicio en los términos previstos en el Pedido aplicable.

Contacto

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Protección de datos: legal@vitrack.me
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